Nederlandstalige versie onderaan

The Terms and Conditions are primarily drawn up in English. The English version is the leading agreement. For the Customer's comfort, these Terms and Conditions have been translated into Dutch, French, German, Spanish, and Italian. These translated versions are neither leading nor binding, no rights can be taken away from them, even in the event of translation errors.

 

SwimVox - Terms and Conditions

Article 1: Definitions

- “Customer”: the natural or legal person, partnerships without legal personality, as well as his representative and agent or employee, who has concluded or wishes to conclude an agreement with SwimVox .
- "Respondent": the individual who answers a survey of a performing arts venue
- "SwimVox": The name of the research project for Performing arts venues, facilitated by Sento Group BV ("Sento")
- "Agreement(s)": all, in relation to the Customer,  agreements used by Sento Group BV, to which these Terms and Conditions apply.
- "Use": the use of digital questionnaires, web space, database space, communication materials and all other services and products agreed with the Customer that SwimVox provides.
 

Article 2: General
 

These Terms and Conditions ("Terms and Conditions") apply both to the provision of services and to the sale of goods by Sento Group BV, hereinafter referred to as "Sento".

The Terms and Conditions are considered accepted by the Customer in full and without any reservation by placing an order. The Terms and Conditions and each specific Agreement constitute the entire and sole Agreement between the parties and supersede all previous oral or written agreements, proposals, promises, understandings or communications relating to the subject matter of the specific Agreement. Terms and Conditions of the Customer do not apply. Sento's delivery obligation for the services or products ordered by the Customer at the price set by Sento constitutes the main undertaking of the Agreement.

 

Article 3: Duration and termination

Unless otherwise agreed between the parties, the Agreement is entered into for 1 year from the start date of the Agreement. The unilateral termination by the Customer does not give right to any refund or compensation in any way whatsoever of payments already made or to be claimed. If the agreement is terminated, Sento's claims against the Customer are immediately due and payable and the amounts already invoiced and yet to be invoiced remain due, without any possibility to cancel.

​

Article 4: Prices

​

The prices communicated by Sento on the website and via other channels are always subject to obvious spelling errors or translation errors. Individual offers are revocable and valid for 60 days, unless otherwise stated in the quotation. All prices are in Euro and excluding VAT, unless otherwise indicated, and are payable as stated on the invoice. Invoices are payable by bank transfer. Unless otherwise agreed, the prices relating to the service are calculated for a period of one year. At the start of this period, the full price shall be paid in accordance with Article 5. Sento may have the possibility to offer other payment terms, this is clearly stated when confirming the participation.

The prices related to services may be changed by Sento at any time during the term of the Agreement. The Customer is informed of this via the website and also in an individual way via personally targeted communication. The changed prices will be payable by the Customer after two months from the individual notification, unless the Customer has made use of the possibility to terminate the Agreement free of charge and without justification. Cancellation by the Customer must be made by registered mail or electronically via https://www.SwimVox.eu within thirty calendar days following the individual notification of the changed prices.

Any promotions or discounts are per Customer and cannot be combined with other promotions or discounts. In case of abuse of promotions by the Customer, for example but not exhaustively by knowingly creating multiple accounts, Sento reserves all rights and Sento can decide, for example, but not exhaustively, not to apply promotions.
 

Article 5: Delivery, payment and protest terms

The delivery times specified by Sento are indicative and not binding, unless formally agreed otherwise. The deadlines are always formulated in working days. A reasonable delay in the delivery of the services or products can under no circumstances entitle Customer to cancellation of an order or compensation. Any complaint regarding the delivery, of whatever nature, must be notified in writing by the Customer to Sento within 8 working days from the delivery of the goods or the start date of the performance of the services. Any complaints regarding delivery or performance cannot be used as a pretext to suspend or delay payment of invoices. The lack of written protest of an invoice within 8 working days from its dispatch implies the irrevocable acceptance of the invoice and the amounts, products and services stated therein. Invoices must be paid within one month of the invoice date. If the Customer has not paid in full after 14 calendar days after the payment term, he is in default after the first reminder stating the consequences of the non-payment. If the Customer is in default, this has the following consequences: (i) the statutory interest is due on the outstanding amount; (ii) the Customer owes 15% of the principal amount in collection costs, or 40 euros if that amount is more than 15% of the principal, or, if the Customer is a Consumer, the amount due under applicable law; (iii) The service to the Customer may be suspended without further warning (and any website hosted by the Customer made inaccessible) until the outstanding amounts, including interest, have been paid; (iv) Sento has the right to dissolve or terminate the Agreement at its option pursuant to Article 2 and to take back any delivered good to the extent possible.
 

Article 6: Rules of conduct and notice/takedown

The Customer shall at all times cooperate in good faith with Sento in order to promote the provision of the services. The Customer shall at all times use the services in accordance with Sento's Terms and Conditions, as amended from time to time. You can read the most recent version in this document. If the customer fails to comply with his obligations arising from these Terms and Conditions, he agrees to bear all costs and charges related to the additional services performed by Sento to remedy any problems resulting from the Customer's failure to comply with his obligations. Sento can in no way be held liable for technical or other malfunctions both inside and outside the Sento network, such as, for example, any failure of the internet connection or servers, or for errors by suppliers. The Customer is solely liable for the proper use of the good, service or software, taking into account the specifications and instructions of Sento.
 

Article 7: Right of withdrawal

Since the customer is a professional user, any right of withdrawal on the provision of these services is not applicable.

Article : 8 Liability

Sento is not liable in the context of the conclusion or execution of the Agreement. Sento is also expressly not liable for (but not limited to) indirect damage, consequential damage, lost profit, missed savings, damage due to business interruption, ... The customer must at all times first assess all information and purchased services and delivered results for the correctness and make a well-considered responsible judgment about what he will do with for example research results, and whether this does not have a negative impact on the customer or his business operations. The customer is also ultimately responsible for distributing or communicating about the survey in a correct manner and for ensuring that sufficient and varied response is achieved to draw relevant conclusions from this.

The Customer is liable to Sento for damage caused by an error or shortcoming attributable to him. The Customer indemnifies Sento against claims regarding non-compliance with the rules of conduct in these Terms and Conditions when using the services or goods by or with the consent of the Customer. This indemnity also applies to persons who, although not employees of the Customer, have nevertheless used the services or goods under the responsibility or with the consent of the Customer.

Article 9: Intellectual property rights

All intellectual property rights with regard to the products and/or services as well as the designs, software, documentation and all other materials that are developed and/or used in preparation or execution of the Agreement between Sento and the Customer, or the data resulting from it, are vested exclusively in Sento or its suppliers. The provision of products and/or services does not entail any transfer of intellectual property rights. The Customer only acquires a non-exclusive and non-transferable right of use to use the products and results of the services for the agreed purposes. The customer also has the right to request a copy of his data from Sento once. Sento reserves the right to keep all information collected through the survey for the customer so that it can be made available to him in the future, by Sento or another entity to which Sento transfers the research, in such a way that an evolution measurement(s) can be visualized in the customer's dashboard or reports. The collected data will also be provided anonymously to the Universities and bodies involved in the research. In such use, the Customer will strictly adhere to the conditions laid down in the Terms and Conditions or otherwise imposed on the Customer. The Customer shall not publish, reproduce or make available to a third party the products and results of the services in whole or in part in any way without the prior written consent of Sento. The Customer shall not remove or alter any indications of Sento or its suppliers regarding copyrights, brands, trade names or other intellectual property rights.

Sento is permitted to take technical measures to protect its products, services or goods. If Sento has secured these products, services or goods by means of technical protection, the Customer is not permitted to remove or evade this security, except if and insofar as the law provides to the contrary.

Article 10: Force majeure
Events of force majeure (such as there but not exhaustively: internet failure, servers, systems, social circumstances, ...) will, for as long as that event lasts, release Sento from its obligations under these Terms and Conditions, provided that Sento informs the Customer in writing or by e-mail and describes the force majeure, and immediately continues the execution of the relevant obligations when and insofar as the event of force majeure is disappeared. The Customer shall not be entitled to claim compensation for Sento's failure to fulfil any of its contractual obligations as a result of an event of force majeure.

Article 11: Personal data and GDPR​

11.1 Personal data of the respondent

​

The questionnaire completed by the respondents does not contain any questions about personal data or identification data. No questions or data are collected in any way and at no time that can be traced back to the identity of the individual. The completion of the questionnaire is therefore completely anonymous at all times. Due to the anonymous nature, there is no possibility to find out who has completed a certain survey, and it is therefore not possible to ask after completing the survey to view, change or delete answers.

Within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR), the customer may never process personal data within the framework of SwimVox using Sento's services, products or goods. The Customer hereby guarantees not to use the services or goods provided for the processing of personal data and indemnifies Sento against all damage or claims based on the assertion that any processing of personal data using the services or goods would be unlawful. (see also "add own questions", article 2.5)

No personal data is collected for the respondent competition either. The survey system picks winners from the respondents via the system described in Article 4 ("Determination of winners”). Respondents who won will see a separate message after completing the survey, with a unique code and the request to contact the research team via an email address. In this way, the research team only comes into contact with the winners and avoids having to collect personal data from each respondent. Winners can at any time and on simple request by e-mail or letter, ask Sento Group BV to view, change or delete their personal data.

 

11.2 Personal data of the customer

 

Sento only collects the minimum necessary personal data from the customer to enable the correct functioning of its systems and the correct handling of the investigation. When registering the performing arts venue for participation, you will be asked for the surname, first name, email address of the contact person of the performing arts venue who wishes to participate in the study. The contact person must create a password to access the system in combination with his or her e-mail address. This contact person can change his or her password at any time. The customer or his contact person (contact persons) must choose a unique password that only serves to access the SwimVox system. Sento will occasionally keep the contact person informed about the investigation during the duration of the investigation via the e-mail address provided. The contact person can indicate at any time that they no longer wish to receive these update e-mails. Only e-mails that are necessary to handle invoicing cannot be refused.

Once logged into the system, the contact person has the opportunity to add other colleagues within the performing arts venue to the research system. In this way, other people can also follow up on the research. The contact person provides their surname, first name and email address. These additionally added people will receive an e-mail with an invitation to confirm that they wish to follow up on the research for the performing arts venue.

Contacts can request through simple notification via e-mail (contact [at] sentogroup [dot] eu) to view, change or delete their personal data (surname, first name, email address). At least one contact address remains required for the handling of the invoicing due, as long as this invoice has not been paid.

​

11.3 Data retention

​

The data about the performing arts venue, the contact person and the collected data from the research itself are stored on servers in Europe, secured with adequate and common security measures and regularly backed up. In the event of 'data breaches' or other form of hacking, Sento Group undertakes to take the necessary countermeasures as soon as possible and will inform the customers and contacts.

 

Article 12: Ownership of data

 

The data and contact details collected in the study are stored and processed by Sento Group. This data can be provided to the partners in the research, such as the universities or sector organisations, in an anonymised form and for scientific analysis. This means that the research data provided to the partners is stripped of all links with the individual participating performing arts venue. In this way, the academic partners and sector organisations can use the grouped and anonymised data to conduct scientific research and support the sector. In this way, however, the anonymity of the individual results of the participating performing arts venue is also guaranteed. Sento Group may transfer all data and data from the research to third parties at any time.  The customer can request a copy of the  own collected research data via simple request to Sento Group, who provides it in the form of an Excel file or other form.

 

Article 13: Personalised survey

 

SwimVox provides a system (form via website) in which the performing arts venue passes on basic information about its own offer and its own operations to the research team. Based on this information, the survey for the performing arts venue is personalized so that the relevant questions are asked to the respondents for that performing arts venue. The performing arts venue also has the possibility to add its own questions to the survey, for example for locally specific research questions. It is forbidden to ask for personal data (name, e-mail address, address, ...) of the respondents in these own performing arts venue questions. The investigation is completely anonymous and brought in line with the GDPR legislation, adding such questions about personal data would put the research for the performing arts venue in violation of this legislation and the promised anonymity for the respondent. Finally, the performing arts venue has the possibility, if desired, to go through the entire survey in advance and to indicate which questions, or answer options, it wishes to have deleted in its own survey. Some questions or answer options cannot be deleted for technical reasons. This is clearly indicated in the form.

Once the personalisation form is sent via the personalisation system, this information is final and the survey is programmed as such. A message is displayed prior to sending that additionally checks whether one is sure that the information is correct and complete. In principle, changes to the questionnaire are no longer possible afterwards. The research team can be contacted if changes are still desired, the team can respond to this as much as possible. Once the survey is announced to the public of the performing arts venue and thus the collection of responses has started, no changes are possible.

 

Article 14: Response, method and results
 

SwimVox provides a clear briefing explaining a number of possibilities to make the survey known to its own audience, past visitors and non-visitors. SwimVox also provides a variety of personalised communication materials. The performing arts venue can choose from this without obligation and use these materials in its own communication channels. If the performing arts venue wishes to develop other materials, for example in its own corporate identity, this can be done on its own initiative without the prior permission of SwimVox . The personal survey link and QR code as well as some logos of the survey are therefore made available. The materials provided are suitable for printing, for example in the form of flyers or posters. The choice to have materials printed is up to the customer, who takes charge of the printing costs. Flyers may not be distributed in the public domain (outside the performing arts venue) and may not be thrown on public roads.

The invitation to respondents to participate in the survey is distributed by the performing arts venue itself, with or without the help of the briefing and the provided communication materials. SwimVox cannot guarantee that response will be achieved or how many respondents will be reached. The number of respondents can be consulted at any time on the results page (dashboard) that Sento makes available to the customer, and can be reached via login in the system. There are no limits on the number of respondents who can be reached by a performing arts venue. The communication materials and the briefing offer opportunities to make the questionnaire generally known to visitors, dropouts and non-visitors (convenience sample). The possibility to survey random visitors in the performing arts venue via the performing arts venue's own surveyors with a tablet or mobile phone is also offered (random sample), for this purpose a separate briefing is made available. For the 'live' conduct of surveys via these surveyors, a mobile device (tablet or mobile phone) with an active internet connection must be made available by the customer, the survey is not made available on paper (due to its length and complex branches / dependencies).

In order to provide extra support and stimulation of response collection, SwimVox provides 'incentives' for the respondents. For each correct and complete survey, 1 (one) square meter of endangered rainforest or nature reserve is saved through the recognized organization World Land Trust. A maximum of 1000 (thousand) square meters per participating performing arts venue is determined. In addition, the participants (respondents) in the survey have a chance to win nice prizes  worth 1000 (thousand) euros that will be raffled among the participants. The full participation regulations can be found on the home page of the survey for your performing arts venue.

At the end of the research, the participating performing arts venue will receive a personal research report with its own research results for its own performing arts venue. This report also offers benchmarking with a group of similar performing arts venues in or outside the country, and with national or European results. The possibilities for benchmarking are influenced by the final number of participating performing arts venues, their location and characteristics, and the total response achieved by these performing arts venues. Therefore, no guarantees can be offered in advance with regard to the composition of the 'clusters', the groups of performing arts venues with which benchmarking will be possible, nor with regard to the national or European results. Sento is not responsible for the quality nor quantity of the response by the respondents, and is not responsible for errors. The client is responsible for interpreting the results within the context of one's own reality and is responsible for possibly taking any actions or decisions following the results and the report of this research.

​

Article 15: Miscellaneous

The rights and obligations arising from this Agreement concluded with Sento for the Customer will not be transferable to third parties, in whole or in part, without the prior written consent of Sento. If a provision of an Agreement concluded with Sento or its application would become or be null and void or unenforceable for any party or circumstance, this shall not affect the rest of the Agreement. Changes to contact details such as, for example, addresses, contacts and e-mail addresses of the Customer must be communicated to Sento immediately by the Customer. If the Customer fails to report this immediately, Sento can recover the costs for research or returned shipments from the Customer. The log files and other electronic or non-electronic administration of Sento constitute full proof of Sento's statements and the version of any (electronic) communication received or stored by Sento is considered authentic, unless proven otherwise by the Customer.

​

Article 16: Applicable law and exclusive jurisdiction

This Agreement concluded with Sento is governed by Belgian law. Insofar as the rules of mandatory law do not prescribe otherwise, all disputes arising as a result of the Agreement will be submitted to the competent Belgian court for the district in which Sento is located.

Created and published on 02/02/2025

© 2025 Sento Group BV

 

De Algemene Voorwaarden zijn voornamelijk opgesteld in het Engels. De Engelse versie is de leidende overeenkomst. Voor het comfort van de Klant zijn deze Algemene Voorwaarden vertaald in het Nederlands, Frans, Duits, Spaans en Italiaans. Deze vertaalde versies zijn niet leidend of bindend, er kunnen geen rechten aan worden ontnomen, zelfs niet in geval van vertaalfouten.

SwimVox - Algemene voorwaarden

Artikel 1: Definities

- "Klant": de natuurlijke persoon of rechtspersoon, maatschappen zonder rechtspersoonlijkheid, alsook zijn vertegenwoordiger en lasthebber of werknemer, die met SwimVox een overeenkomst heeft gesloten of wenst te sluiten.
- "Respondent": de persoon die een enquête beantwoordt van een locatie voor podiumkunsten
- "SwimVox": De naam van het onderzoeksproject voor podia voor podiumkunsten, gefaciliteerd door Sento Group BV ("Sento")
- "Overeenkomst(en)": alle, met betrekking tot de Klant, overeenkomsten die door Sento Group BV worden gebruikt, waarop deze Voorwaarden van toepassing zijn.
- "Gebruik": het gebruik van digitale vragenlijsten, webruimte, databaseruimte, communicatiemateriaal en alle andere met de Klant overeengekomen diensten en producten die SwimVox levert.
 

Artikel 2: Algemeen
 

Deze Algemene Voorwaarden ("Algemene Voorwaarden") zijn zowel van toepassing op de levering van diensten als op de verkoop van goederen door Sento Group BV, hierna te noemen "Sento".

De Algemene Voorwaarden worden geacht volledig en zonder enig voorbehoud door de Klant te zijn aanvaard door het plaatsen van een bestelling. De Algemene Voorwaarden en elke specifieke Overeenkomst vormen de volledige en enige Overeenkomst tussen de partijen en vervangen alle eerdere mondelinge of schriftelijke overeenkomsten, voorstellen, beloften, afspraken of mededelingen met betrekking tot het onderwerp van de specifieke Overeenkomst. Algemene Voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing. De leveringsverplichting van Sento voor de door de Klant bestelde diensten of producten tegen de door Sento vastgestelde prijs vormt de hoofdonderneming van de Overeenkomst.

 

Artikel 3: Duur en beëindiging

Tenzij anders overeengekomen tussen partijen, wordt de Overeenkomst aangegaan voor 1 jaar vanaf de ingangsdatum van de Overeenkomst. De eenzijdige beëindiging door de Klant geeft geen recht op enige terugbetaling of schadevergoeding op welke wijze dan ook van reeds gedane of te vorderen betalingen. Indien de overeenkomst wordt ontbonden, zijn de vorderingen van Sento op de Klant onmiddellijk opeisbaar en blijven de reeds gefactureerde en nog te factureren bedragen verschuldigd, zonder enige mogelijkheid tot annulering.

Artikel 4: Prijzen

De door Sento op de website en via andere kanalen gecommuniceerde prijzen zijn steeds onder voorbehoud van kennelijke spelfouten of vertaalfouten. Individuele aanbiedingen zijn herroepbaar en 60 dagen geldig, tenzij anders vermeld in de offerte. Alle prijzen zijn in Euro en exclusief BTW, tenzij anders aangegeven, en zijn betaalbaar zoals vermeld op de factuur. Facturen zijn betaalbaar via bankoverschrijving. Tenzij anders overeengekomen, worden de prijzen met betrekking tot de dienst berekend voor een periode van één jaar. Bij het ingaan van deze periode wordt de volledige prijs betaald overeenkomstig artikel 5. Sento heeft eventueel de mogelijkheid om andere betalingstermijnen aan te bieden, dit wordt duidelijk vermeld bij het bevestigen van de deelname.

De prijzen met betrekking tot diensten kunnen op elk moment gedurende de looptijd van de Overeenkomst door Sento worden gewijzigd. De klant wordt hiervan op de hoogte gebracht via de website en ook op een individuele manier via persoonlijk gerichte communicatie. De gewijzigde prijzen zijn door de Klant verschuldigd na twee maanden vanaf de individuele kennisgeving, tenzij de Klant gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid om de Overeenkomst kosteloos en zonder rechtvaardiging te beëindigen. De annulering door de Klant dient te gebeuren per aangetekend schrijven of elektronisch via https://www.SwimVox.eu binnen dertig kalenderdagen volgend op de individuele kennisgeving van de gewijzigde prijzen.

Eventuele promoties of kortingen zijn per Klant en kunnen niet worden gecombineerd met andere promoties of kortingen. In geval van misbruik van promoties door de Klant, bijvoorbeeld maar niet limitatief door het bewust aanmaken van meerdere accounts, behoudt Sento zich alle rechten voor en kan Sento bijvoorbeeld, maar niet limitatief, besluiten om promoties niet toe te passen.
 

Artikel 5: Leverings-, betalings- en protestvoorwaarden

De door Sento opgegeven levertijden zijn indicatief en niet bindend, tenzij formeel anders is overeengekomen. De deadlines worden altijd geformuleerd in werkdagen. Een redelijke vertraging in de levering van de diensten of producten kan in geen geval het recht geven op annulering van een bestelling of schadevergoeding. Elke klacht met betrekking tot de levering, van welke aard dan ook, dient door de Klant schriftelijk aan Sento te worden gemeld binnen de 8 werkdagen na de levering van de goederen of de aanvangsdatum van de uitvoering van de diensten. Eventuele klachten met betrekking tot levering of uitvoering kunnen niet als voorwendsel worden gebruikt om de betaling van facturen op te schorten of uit te stellen. Het ontbreken van een schriftelijk protest van een factuur binnen de 8 werkdagen na de verzending impliceert de onherroepelijke aanvaarding van de factuur en de daarin vermelde bedragen, producten en diensten. Facturen dienen binnen een maand na factuurdatum te worden voldaan. Indien de Klant na 14 kalenderdagen na de betalingstermijn nog niet volledig heeft betaald, is hij na de eerste aanmaning met vermelding van de gevolgen van de niet-betaling in verzuim. Indien de Klant in verzuim is, heeft dit de volgende gevolgen: (i) over het openstaande bedrag is de wettelijke rente verschuldigd; (ii) de Klant 15% van de hoofdsom aan incassokosten verschuldigd is, of 40 euro indien dat bedrag meer dan 15% van de hoofdsom bedraagt, of, indien de Klant een Consument is, het op grond van toepasselijk recht verschuldigd bedrag; (iii) De dienstverlening aan de Klant kan zonder verdere waarschuwing worden opgeschort (en elke website die door de Klant wordt gehost, ontoegankelijk worden gemaakt) totdat de openstaande bedragen, inclusief rente, zijn betaald; (iv) Sento heeft het recht de Overeenkomst naar eigen keuze op grond van artikel 2 te ontbinden of te beëindigen en het geleverde in de mate van het mogelijke terug te nemen.
 

Artikel 6: Gedragsregels en notice/takedown

De Klant zal te allen tijde te goeder trouw samenwerken met Sento om de levering van de diensten te bevorderen. De Klant zal de diensten te allen tijde gebruiken in overeenstemming met de Algemene Voorwaarden van Sento, zoals van tijd tot tijd gewijzigd. De meest recente versie kunt u lezen in dit document. Indien de klant zijn verplichtingen die voortvloeien uit deze Algemene Voorwaarden niet nakomt, verbindt hij zich ertoe alle kosten en lasten te dragen die verband houden met de aanvullende diensten die door Sento worden uitgevoerd om eventuele problemen op te lossen die voortvloeien uit het niet nakomen van zijn verplichtingen door de Klant. Sento kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor technische of andere storingen zowel binnen als buiten het Sento-netwerk, zoals bijvoorbeeld het uitvallen van de internetverbinding of servers, of voor fouten van leveranciers. De Klant is als enige aansprakelijk voor het juiste gebruik van de zaak, dienst of programmatuur, rekening houdend met de specificaties en instructies van Sento.
 

Artikel 7: Herroepingsrecht

Aangezien de klant een professionele gebruiker is, is elk herroepingsrecht op de levering van deze diensten niet van toepassing.

Artikel : 8 Aansprakelijkheid

Sento is niet aansprakelijk in het kader van het sluiten of uitvoeren van de Overeenkomst. Sento is ook uitdrukkelijk niet aansprakelijk voor (maar niet beperkt tot) indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, ... De klant dient te allen tijde eerst alle informatie en afgenomen diensten en geleverde resultaten te beoordelen op juistheid en een weloverwogen verantwoord oordeel te vellen over wat hij met bijvoorbeeld onderzoeksresultaten gaat doen, en of dit geen negatieve invloed heeft op de klant of zijn bedrijfsvoering. De klant is ook eindverantwoordelijk voor het op een correcte manier verspreiden of communiceren over de enquête en ervoor te zorgen dat er voldoende en gevarieerde respons wordt bereikt om hier relevante conclusies uit te trekken.

De Opdrachtgever is jegens Sento aansprakelijk voor schade veroorzaakt door een aan hem toe te rekenen fout of tekortkoming. De Klant vrijwaart Sento voor aanspraken wegens niet-naleving van de gedragsregels in deze Voorwaarden bij het gebruik van de diensten of goederen door of met toestemming van de Klant. Deze vrijwaring geldt ook voor personen die, hoewel zij geen werknemers van de Klant zijn, toch gebruik hebben gemaakt van de diensten of goederen onder de verantwoordelijkheid of met toestemming van de Klant.

Artikel 9: Intellectuele eigendomsrechten

Alle rechten van intellectuele eigendom met betrekking tot de producten en/of diensten, alsmede de ontwerpen, programmatuur, documentatie en alle andere materialen die ter voorbereiding of uitvoering van de Overeenkomst tussen Sento en de Opdrachtgever zijn ontwikkeld en/of gebruikt, dan wel de daaruit voortvloeiende gegevens, berusten uitsluitend bij Sento of haar toeleveranciers. Het leveren van producten en/of diensten brengt geen overdracht van intellectuele eigendomsrechten met zich mee. De Klant verkrijgt slechts een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht om de producten en resultaten van de diensten te gebruiken voor de overeengekomen doeleinden. De klant heeft ook het recht om eenmalig een kopie van zijn gegevens op te vragen bij Sento. Sento behoudt zich het recht voor om alle informatie die via de enquête wordt verzameld, voor de klant te bewaren, zodat deze in de toekomst aan hem ter beschikking kan worden gesteld, door Sento of een andere entiteit waaraan Sento het onderzoek overdraagt, op een zodanige manier dat een evolutiemeting(en) kan worden gevisualiseerd in het dashboard of de rapporten van de klant. De verzamelde gegevens worden ook anoniem verstrekt aan de universiteiten en instanties die bij het onderzoek betrokken zijn. De Klant zal zich bij dergelijk gebruik strikt houden aan de voorwaarden die in de Algemene Voorwaarden zijn vastgelegd of anderszins aan de Klant zijn opgelegd. De Klant zal de producten en resultaten van de diensten op geen enkele wijze geheel of gedeeltelijk publiceren, reproduceren of ter beschikking stellen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Sento. De Klant zal geen aanduidingen van Sento of haar leveranciers met betrekking tot auteursrechten, merken, handelsnamen of andere intellectuele eigendomsrechten verwijderen of wijzigen.

Sento is gerechtigd technische maatregelen te nemen ter bescherming van haar producten, diensten of goederen. Indien Sento deze producten, diensten of goederen door middel van technische beveiliging heeft beveiligd, is het de Klant niet toegestaan deze beveiliging te verwijderen of te ontwijken, behoudens indien en voor zover de wet anders bepaalt.

Artikel 10: Overmacht
Gebeurtenissen van overmacht (zoals daar, maar niet limitatief: internetstoring, servers, systemen, sociale omstandigheden, ...) zullen Sento, zolang die gebeurtenis duurt, Sento ontslaan van haar verplichtingen onder deze Algemene Voorwaarden, op voorwaarde dat Sento de Klant schriftelijk of per e-mail op de hoogte brengt en de overmacht omschrijft, en de uitvoering van de desbetreffende verplichtingen onmiddellijk voortzet wanneer en voor zover het geval van overmacht is verdwenen. De Klant kan geen schadevergoeding eisen voor het niet nakomen door Sento van een van haar contractuele verplichtingen als gevolg van een geval van overmacht.

Artikel 11: Persoonsgegevens en AVG

11.1 Persoonsgegevens van de respondent

De vragenlijst die door de respondenten is ingevuld, bevat geen vragen over persoonsgegevens of identificatiegegevens. Er worden op geen enkele manier en op geen enkel moment vragen of gegevens verzameld die herleidbaar zijn tot de identiteit van het individu. Het invullen van de vragenlijst is dus te allen tijde volledig anoniem. Door het anonieme karakter is er geen mogelijkheid om te achterhalen wie een bepaalde enquête heeft ingevuld, en is het dus niet mogelijk om na het invullen van de enquête te vragen om antwoorden in te zien, te wijzigen of te verwijderen.

In de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag de klant in het kader van SwimVox nooit persoonsgegevens verwerken met behulp van de diensten, producten of goederen van Sento. De Klant garandeert hierbij geen gebruik te maken van de geleverde diensten of goederen voor de verwerking van persoonsgegevens en vrijwaart Sento voor alle schade of aanspraken die gebaseerd zijn op de bewering dat elke verwerking van persoonsgegevens met behulp van de diensten of goederen onrechtmatig zou zijn. (zie ook "Eigen vragen toevoegen", artikel 2.5)

Er worden ook geen persoonsgegevens verzameld voor het vergelijkend onderzoek van de respondenten. Het enquêtesysteem kiest winnaars uit de respondenten via het systeem beschreven in artikel 4 ("Bepaling van de winnaars"). Respondenten die hebben gewonnen, krijgen na het invullen van de enquête een apart bericht te zien met een unieke code en het verzoek om via een e-mailadres contact op te nemen met het onderzoeksteam. Op deze manier komt het onderzoeksteam alleen in contact met de winnaars en hoeft het niet van elke respondent persoonlijke gegevens te verzamelen. Winnaars kunnen te allen tijde en op eenvoudig verzoek per e-mail of brief aan Sento Group BV vragen om hun persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen.

 

11.2 Persoonsgegevens van de klant

 

Sento verzamelt alleen de minimaal noodzakelijke persoonsgegevens van de klant om de juiste werking van haar systemen en de correcte afhandeling van het onderzoek mogelijk te maken. Bij de aanmelding van de podiumkunstenlocatie voor deelname wordt gevraagd naar de naam, voornaam, e-mailadres van de contactpersoon van de podiumkunstenlocatie die wenst deel te nemen aan het onderzoek. De contactpersoon moet een wachtwoord aanmaken om toegang te krijgen tot het systeem in combinatie met zijn of haar e-mailadres. Deze contactpersoon kan op elk moment zijn of haar wachtwoord wijzigen. De klant of zijn contactpersoon (contactpersonen) dient een uniek wachtwoord te kiezen dat enkel dient om toegang te krijgen tot het SwimVox systeem. Sento zal de contactpersoon gedurende de duur van het onderzoek incidenteel op de hoogte houden van het onderzoek via het opgegeven e-mailadres. De contactpersoon kan op elk moment aangeven dat hij deze update e-mails niet meer wenst te ontvangen. Alleen e-mails die nodig zijn om de facturatie af te handelen, kunnen niet geweigerd worden.

Eenmaal ingelogd in het systeem heeft de contactpersoon de mogelijkheid om andere collega's binnen de podiumkunstenlocatie toe te voegen aan het onderzoekssysteem. Op deze manier kunnen ook andere mensen een vervolg geven aan het onderzoek. De contactpersoon geeft zijn naam, voornaam en e-mailadres op. Deze extra toegevoegde personen ontvangen een e-mail met een uitnodiging om te bevestigen dat ze het onderzoek voor de podiumkunstenlocatie willen opvolgen.

Contacten kunnen via een eenvoudige kennisgeving via e-mail (contact [at] sentogroup [dot] eu) vragen om hun persoonlijke gegevens (naam, voornaam, e-mailadres) in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Voor de afhandeling van de verschuldigde facturatie blijft minstens één contactadres vereist, zolang deze factuur niet betaald is.

11.3 Bewaring van gegevens

De gegevens over de podiumkunstenlocatie, de contactpersoon en de verzamelde gegevens uit het onderzoek zelf worden opgeslagen op servers in Europa, beveiligd met adequate en gangbare beveiligingsmaatregelen en er wordt regelmatig een back-up van gemaakt. In geval van 'datalekken' of andere vormen van hacking verbindt Sento Group zich ertoe zo snel mogelijk de nodige tegenmaatregelen te nemen en de klanten en relaties te informeren.

 

Artikel 12: Eigendom van gegevens

 

De gegevens en contactgegevens die in het onderzoek worden verzameld, worden door Sento Group opgeslagen en verwerkt. Deze gegevens kunnen in geanonimiseerde vorm en voor wetenschappelijke analyse worden verstrekt aan de partners in het onderzoek, zoals de universiteiten of brancheorganisaties. Dit betekent dat de onderzoeksgegevens die aan de partners worden verstrekt, worden ontdaan van alle banden met de individuele deelnemende podiumkunstenlocatie. Op die manier kunnen de academische partners en sectororganisaties de gegroepeerde en geanonimiseerde gegevens gebruiken om wetenschappelijk onderzoek te doen en de sector te ondersteunen. Op die manier wordt echter ook de anonimiteit van de individuele resultaten van de deelnemende podiumkunstenpodia gegarandeerd. Sento Group kan te allen tijde alle gegevens en gegevens uit het onderzoek overdragen aan derden.  De klant kan een kopie van de eigen verzamelde onderzoeksgegevens opvragen via een eenvoudig verzoek aan Sento Group, die deze aanlevert in de vorm van een Excel-bestand of ander formulier.

 

Artikel 13: Gepersonaliseerde enquête

 

SwimVox voorziet in een systeem (formulier via website) waarbij het podiumkunstenpodium basisinformatie over het eigen aanbod en de eigen werking doorgeeft aan het onderzoeksteam. Op basis van deze informatie wordt de enquête voor de podiumkunstenlocatie gepersonaliseerd, zodat de relevante vragen worden gesteld aan de respondenten voor die podiumkunstenlocatie. Het podiumkunstenpodium heeft ook de mogelijkheid om eigen vragen toe te voegen aan de enquête, bijvoorbeeld voor lokaal specifieke onderzoeksvragen. Het is verboden om in deze eigen podiumkunstenpodia vragen te stellen naar persoonsgegevens (naam, e-mailadres, adres, ...) van de respondenten. Het onderzoek is volledig anoniem en in lijn gebracht met de GDPR-wetgeving, het toevoegen van dergelijke vragen over persoonsgegevens zou het onderzoek voor de podiumkunstenlocatie in strijd brengen met deze wetgeving en de beloofde anonimiteit voor de respondent. Tot slot heeft het podiumkunstenpodium de mogelijkheid om, indien gewenst, vooraf de gehele enquête door te nemen en aan te geven welke vragen, of antwoordopties, zij verwijderd wil zien in de eigen enquête. Sommige vragen of antwoordopties kunnen om technische redenen niet worden verwijderd. Dit wordt duidelijk aangegeven in het formulier.

Zodra het personalisatieformulier via het personalisatiesysteem is verstuurd, is deze informatie definitief en wordt de enquête als zodanig geprogrammeerd. Voorafgaand aan het verzenden wordt een bericht weergegeven dat bovendien controleert of men zeker weet dat de informatie correct en volledig is. Wijzigingen in de vragenlijst zijn achteraf in principe niet meer mogelijk. Het onderzoeksteam kan worden gecontacteerd als er toch wijzigingen gewenst zijn, het team kan hier zoveel mogelijk op inspelen. Zodra de enquête is aangekondigd aan het publiek van de podiumkunstenlocatie en dus is begonnen met het verzamelen van reacties, zijn er geen wijzigingen meer mogelijk.

 

Artikel 14: Reactie, methode en resultaten
 

SwimVox geeft een duidelijke briefing waarin een aantal mogelijkheden worden toegelicht om het onderzoek bekend te maken bij het eigen publiek, voormalige en niet-bezoekers. SwimVox biedt ook een verscheidenheid aan gepersonaliseerde communicatiematerialen. Het podiumkunstenpodium kan hier vrijblijvend voor kiezen en deze materialen inzetten in de eigen communicatiekanalen. Indien het podiumkunstenpodium ander materiaal wenst te ontwikkelen, bijvoorbeeld in de eigen huisstijl, kan dit op eigen initiatief zonder voorafgaande toestemming van SwimVox. De persoonlijke enquêtelink en QR-code en enkele logo's van de enquête worden daarom ter beschikking gesteld. De meegeleverde materialen zijn geschikt om te bedrukken, bijvoorbeeld in de vorm van flyers of posters. De keuze om materialen te laten bedrukken is aan de klant, die de drukkosten voor zijn rekening neemt. Flyers mogen niet worden verspreid in het publieke domein (buiten de podiumkunstenlocatie) en mogen niet op de openbare weg worden gegooid.

De uitnodiging aan de respondenten om deel te nemen aan de enquête wordt verspreid door de podiumkunstenlocatie zelf, al dan niet met behulp van de briefing en het ter beschikking gestelde communicatiemateriaal. SwimVox kan niet garanderen dat er een respons zal worden bereikt of hoeveel respondenten zullen worden bereikt. Het aantal respondenten is op elk moment te raadplegen op de resultatenpagina (dashboard) die Sento ter beschikking stelt van de klant, en is te bereiken via inloggen in het systeem. Er zijn geen limieten aan het aantal respondenten dat kan worden bereikt door een locatie voor podiumkunsten. Het communicatiemateriaal en de briefing bieden mogelijkheden om de vragenlijst algemeen bekend te maken bij bezoekers, drop-outs en niet-bezoekers (convenience sample). De mogelijkheid om willekeurige bezoekers in de podiumkunstenlocatie te bevragen via de eigen enquêtes van de podiumkunstenlocatie met een tablet of mobiele telefoon wordt ook aangeboden (willekeurige steekproef), hiervoor wordt een aparte briefing ter beschikking gesteld. Voor het 'live' uitvoeren van enquêtes via deze surveyors dient een mobiel device (tablet of mobiele telefoon) met een actieve internetverbinding ter beschikking te worden gesteld door de klant, de survey wordt niet op papier ter beschikking gesteld (i.v.m. de lengte en complexe takken/afhankelijkheden).

Om extra ondersteuning en stimulatie van het verzamelen van responsen te bieden, biedt SwimVox 'incentives' voor de respondenten. Voor elk correct en volledig onderzoek wordt 1 (één) vierkante meter bedreigd regenwoud of natuurreservaat gered via de erkende organisatie World Land Trust. Er wordt een maximum van 1000 (duizend) vierkante meter per deelnemende podiumkunstenlocatie bepaald. Daarnaast maken de deelnemers (respondenten) in de enquête kans op leuke prijzen ter waarde van 1000 (duizend) euro die verloot worden onder de deelnemers. Het volledige deelnamereglement vind je op de homepage van de enquête voor jouw podiumkunstenlocatie.

Aan het einde van het onderzoek ontvangt het deelnemende podiumkunstenpodium een persoonlijk onderzoeksrapport met eigen onderzoeksresultaten voor het eigen podiumpodium. Dit rapport biedt ook benchmarking met een groep vergelijkbare podia voor podiumkunsten in of buiten het land, en met nationale of Europese resultaten. De mogelijkheden voor benchmarking worden beïnvloed door het uiteindelijke aantal deelnemende podia voor podiumkunsten, hun locatie en kenmerken, en de totale respons die deze podia bereiken. Er kunnen dan ook vooraf geen garanties worden geboden met betrekking tot de samenstelling van de 'clusters', de groepen van podiumkunstenpodia waarmee benchmarking mogelijk zal zijn, noch met betrekking tot de nationale of Europese resultaten. Sento is niet verantwoordelijk voor de kwaliteit of kwantiteit van de reactie van de respondenten en is niet verantwoordelijk voor fouten. De cliënt is verantwoordelijk voor het interpreteren van de resultaten binnen de context van de eigen realiteit en is verantwoordelijk voor het eventueel nemen van acties of beslissingen naar aanleiding van de resultaten en het verslag van dit onderzoek.

Artikel 15: Diversen

De rechten en verplichtingen die voortvloeien uit deze Overeenkomst die met Sento voor de Klant is gesloten, zijn niet geheel of gedeeltelijk overdraagbaar aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Sento. Indien een bepaling van een met Sento gesloten Overeenkomst of de toepassing daarvan nietig of nietig zou worden of zijn voor enige partij of omstandigheid, heeft dit geen invloed op de rest van de Overeenkomst. Wijzigingen in contactgegevens zoals bijvoorbeeld adressen, contacten en e-mailadressen van de Klant dienen door de Klant direct aan Sento te worden doorgegeven. Indien de Klant dit niet onmiddellijk meldt, kan Sento de kosten voor onderzoek of retourzendingen op de Klant verhalen. De logbestanden en andere elektronische of niet-elektronische administratie van Sento vormen een volledig bewijs van de verklaringen van Sento en de door Sento ontvangen of opgeslagen versie van eventuele (elektronische) communicatie wordt als authentiek beschouwd, tenzij het tegendeel door de Klant wordt bewezen.

Artikel 16: Toepasselijk recht en exclusieve bevoegdheid

Deze Overeenkomst gesloten met Sento wordt beheerst door het Belgisch recht. Voor zover de regels van dwingend recht niet anders voorschrijven, zullen alle geschillen die ontstaan naar aanleiding van de Overeenkomst worden voorgelegd aan de bevoegde Belgische rechter voor het arrondissement waarin Sento is gevestigd.

Gemaakt en gepubliceerd op 02/02/2025

© 2025 Sento Group BV